Guide till ett bra möte | Gårda Konferens

1. Planera i så god tid som möjligt
När du är ute i god tid har du fler valmöjligheter och det är lättare att skräddarsy konferensen efter dina behov. Tänk på saker som lämplig budget, läge, miljövänlighet, parkeringsmöjligheter samt bekvämlighet för de som pendlar. Ju bättre förberedd du är, desto smidigare blir hela processen – från planering till genomförande.

2. Matcha rummet med syftet
Beroende på vilken typ av grupp ni är och vad målet med konfe-rensen är, kan rätt mötesrum och konferenssittning göra stor skillnad. Vi hjälper gärna till att välja det bästa rummet och möblerar det för att passa dina behov. Vi har också massor av bekväma allmänna ytor som ger dig stora valmöjligheter för att göra konferensen både effektiv och avslappnad.

3. Ge deltagarna förutsättningar att förbereda sig
Att vara ute i god tid ger dig också möjlighet att bjuda in dina mötesdeltagare i med god framförhållning. Glöm inte att i samband med anmälningar också inventera eventuella allergier eller kostpreferenser, så att vårt kök kan laga fantastisk mat som alla kan njuta av. Några dagar innan konferensen är det bra att skicka ut välkomstinformation, så att alla är väl förberedda och ser fram emot dagen.

4. Låt alla checka in i lugn och ro
Sätt stämning för dagen med lite härlig musik som välkomnar deltagarna när de kommer in i rummet. Börja sedan med en mjukstart, som ett mingel över en kopp kaffe eller en enkel övning runt bordet, så alla får tid att landa rätt och hitta fokus. Du kan även fråga vilken sinnesstämning var och en befinner sig i eller vad de hoppas uppnå under dagen.

5. Presentera en agenda så alla vet vad som gäller
I början av dagen är det viktigt att tydligt presentera dagens agenda så att alla vet vad som kommer att hända. När deltagarna har koll på de olika programpunkterna, inte minst pauserna, blir det lättare för dem att slappna av och fokusera på mötet. Se också till att gå igenom syftet med dagen och förväntningarna på deltagarna, så att alla är på samma sida.

6. Planera in många bensträckare
För att undvika att deltagarna sitter och skruvar sig i stolarna är det bra att planera in små, korta pauser med jämna mellanrum. Ett bra riktmärke är att hålla varje sittning till max 40 minuter innan det är dags för en paus. Det är också i dessa pauser som de ack så viktiga, informella samtalen mellan deltagarna sker.

7. Fyll på med energi
Utöver korta pauser är det viktigt att både dricka och äta för att hålla energin uppe under hela dagen. På de gemensamma ytorna kan deltagarna förse sig med kaffe, te, frukt och andra godsaker. Vi ser också gärna till att ordna mellanmål, lunch och fika under dagen, lagat med färska råvaror från vårt eget kök, så att alla kan hålla sig alerta och pigga genom hela konferensen.

8. Skapa variation
För att hålla deltagarnas energi och intresse på topp är det viktigt att variera agendan. Istället för att lyssna på en enda person som pratar i timmar, skapa en dynamisk konferens genom att växla mellan presentationer, grupparbeten, workshops och bikupor (snabba reflektioner, två och två). Det är också fördelaktigt att om möjligt låta olika personer hålla presentationerna.

9. Låt presentationen göra halva jobbet
Nyttja de tekniska fördelar i våra välutrustade konferensrum och låt din presentation ta plats med färg, form och ljud. Se till att komma i god tid för att förbereda allt och dubbelkolla att du har full koll på tekniken. Din kontaktperson hos oss hjälper dig gärna med det du behöver. Lägg också lite extra energi på en väldesignad och inspirerande presentation som kompletterar, snarare än upprepar, det du säger muntligen.

10. Låt mötet leva vidare
Väl på hemmaplan börjar faktiskt det verkliga arbetet. Återkoppla till alla, tacka för deras arbetsinsatser, bekräfta vad som kommer hända härnäst och skicka gärna med några härliga minnen, kanske i form av ett fotogalleri på intranätet.

Följ oss på sociala medier:

LinkedIn Facebook Instagram

Guide till den perfekta konferensen